「印刷してファイリング」ではもうアウト。電子帳簿保存法・電子取引データ保存の実務対応を税理士が解説

はじめに

「請求書はPDFでメール送付しているから、プリントアウトして綴じておけば大丈夫だろう」

こう思っている社長や経理担当者の方は、今すぐこの記事を最後まで読んでください。その保存方法は、2024年1月1日以降、法律上認められていません。

電子帳簿保存法の改正により、メールやクラウドサービスで授受した請求書・領収書・契約書などの電子データは、電子データのまま一定のルールに従って保存することが義務になりました。紙に印刷して保管するだけでは、税務調査でペナルティの対象になりかねない状況です。

とはいえ、「電子帳簿保存法って難しそう」「うちの会社は本当に対応できているのか」と不安を感じている方も多いはずです。

この記事では、税理士の立場から、電子取引データ保存の基本ルールと、中小企業が今すぐ取り組むべき実務ポイントを、わかりやすくお伝えします。記事の最後には、自社の対応状況を確認できるチェックリストも用意しましたので、ぜひご活用ください。

電子帳簿保存法とは？まず3分で理解する基本

電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、国税に関する帳簿や書類をデータで保存する際のルールを定めた法律です。

この法律には大きく3つの制度があります。

①電子帳簿等保存：最初からパソコンで作成した帳簿や書類を電子データで保存する制度

②スキャナ保存：紙で受け取った請求書などをスキャンして電子データで保存する制度

③電子取引データ保存：メールやクラウドサービスなどで授受した取引データを保存する制度

この3つのうち、③電子取引データ保存だけが、すべての事業者に義務として課されています。①と②は任意対応ですが、③は選択の余地がありません。

つまり、電子帳簿保存法への対応が必要かどうかという問いへの答えは、電子データで取引情報をやり取りしているすべての事業者にとって、必要である、の一言に尽きます。

2024年1月から何が変わったのか

電子取引データ保存の義務化そのものは2022年（令和4年）1月から始まりましたが、当時は「やむを得ない事情がある場合は紙への出力でも認める」という猶予措置が設けられていました。

その猶予措置が2023年（令和5年）12月31日をもって終了し、2024年（令和6年）1月1日以降に行う電子取引については、原則として電子データのまま保存しなければならなくなりました。

これは非常に重要な変化です。これまでは「とりあえずプリントアウトしておけばなんとかなる」という対応が通用していたのですが、今後は通用しません。メールで受け取ったPDFの請求書を印刷してファイルに綴じるだけでは、電子帳簿保存法上の保存義務を果たしていないことになります。

あなたの会社はすでに正しい対応ができているでしょうか？

電子取引に該当するのはどんなケース？

電子取引とは、注文書・契約書・請求書・領収書・見積書などに相当する取引情報を、電磁的方式でやり取りすることを指します。

具体的には、以下のようなケースがすべて電子取引に該当します。

• メールにPDFの請求書・領収書が添付されて送られてきた
• 取引先がクラウドサービスを通じて請求書を送ってきた
• ECサイトで購入し、領収書をサイトからダウンロードした
• インターネットバンキングで振込を行い、振込明細をデータで受け取った
• クレジットカードの利用明細をウェブ上で確認している
• スマートフォンアプリで決済し、利用明細を受け取った

「うちは請求書を紙でも送ってもらっているから関係ない」と思われる方もいるかもしれません。しかし、紙と電子データの両方を受け取った場合、書面を正本として取り決めている場合に限り書面のみの保存で足りますが、そうでない限り電子データも保存する必要があります。

多くの企業では、気づかないうちに多数の電子取引が発生しています。まず自社でどのような電子取引が行われているかを洗い出すことが、対応の第一歩です。

電子取引データ保存の4つの要件

電子取引データをただ保存しておけばよいわけではありません。国税庁が定める保存要件を満たす必要があります。要件は大きく真実性の確保と可視性の確保の2つに分けられます。

真実性の確保：改ざん防止措置

電子データは紙と違い、後から内容を書き換えることができます。そのため、受け取った時点から内容が変更されていないことを証明できる仕組みが必要です。次の4つの措置のうち、いずれかを行うことが求められます（規則第4条第1項）。

措置①　タイムスタンプが付された後に授受する
取引先がすでにタイムスタンプを付したデータを送ってくる方法です。

措置②　受領後、速やかにタイムスタンプを付す
受け取ったデータに対して、自社でタイムスタンプを付与する方法です。おおむね7営業日以内が目安とされています。

措置③　訂正・削除の履歴が残るシステムを利用する
データの変更・削除があった場合にその記録が残るシステム、または変更・削除ができないシステムを使って授受・保存する方法です。クラウド会計ソフトなど対応システムが増えています。

措置④　訂正・削除防止に関する事務処理規程を策定・運用・備付けする
タイムスタンプやシステムを導入せずに対応できる方法として、多くの中小企業が選択しているのがこの措置です。電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を作成し、実際にそのルールに基づいて運用・管理することが求められます。国税庁のウェブサイトにサンプルが公開されていますので、それをベースに自社用にカスタマイズするとよいでしょう。

可視性の確保：検索機能と見読性

保存したデータは、税務調査などの際にすぐに内容を確認できる状態でなければなりません。具体的には以下の対応が必要です。

見読性の確保：ディスプレイやプリンタを備え付け、保存データをすぐに画面表示・印刷できる状態にしておく。

検索機能の確保：取引年月日、取引金額、取引先の3項目で検索できること。ただし、前々年（前々事業年度）の売上高が5,000万円以下の事業者については、この検索機能の確保が不要とされています。その場合でも、税務調査の際にデータをダウンロードして提出できるよう準備しておく必要があります。

売上5,000万円以下であれば検索機能の整備は不要とはいえ、日付・取引先・金額がわかる形でデータを整理しておくことは、経営管理の観点からも強くお勧めします。

中小企業が今すぐ整備すべき実務チェックリスト

「説明を読んだが、実際に自社が何をすべきか整理できていない」という方のために、実務チェックリストを用意しました。以下の項目を確認してみてください。

【STEP1】電子取引の洗い出し

• □ メールでPDF請求書・領収書を受け取っているか確認した
• □ クラウドサービスで請求書を受け取っているか確認した
• □ ECサイト・ネットショップでの購入データを確認した
• □ クレジットカード・交通系ICカード・スマホ決済の明細データを確認した
• □ インターネットバンキングの振込明細を確認した

【STEP2】改ざん防止措置の選択と実施

• □ 措置①②③④のいずれかを選択した
• □ 措置④を選択した場合、事務処理規程を作成・備え付けた
• □ 全従業員が上記ルールを理解し、実際に運用されているか確認した

【STEP3】保存方法の整備

• □ 電子取引データを一定のフォルダに格納する保存ルールを定めた
• □ ファイル名に日付・取引先・金額を含めるルールを定めた（例：20240131_〇〇株式会社_110000）
• □ 受け取ったデータをそのまま電子データで保存し、印刷して廃棄していない
• □ 保存データをすぐに画面表示・印刷できる環境が整っている

【STEP4】検索・提示の準備

• □ 売上高が5,000万円超の場合、日付・金額・取引先の3項目で検索できる体制を整えた
• □ 売上高が5,000万円以下の場合でも、税務調査時にデータをダウンロード提出できる体制を確認した
• □ 保存データは所定の保存期間（法人は原則7年）が経過するまで削除しないルールを定めた

【STEP5】定期的な運用確認

• □ 担当者が変わってもルールが引き継がれる仕組みを整えた
• □ 新しいサービス・ツールの導入時に電子取引に該当するか確認するプロセスを定めた
• □ 顧問税理士と現在の保存方法が適切かどうか確認した

これらすべてに □ のチェックが入れば、基本的な対応は整っていると言えます。一方、チェックできない項目があった場合は、早急に対応を進めましょう。

紙への印刷だけでは、今や通用しない

メールで受け取った請求書を印刷してファイルに綴じている会社は今も多くあります。その習慣自体を否定するわけではありませんが、印刷した紙は電子帳簿保存法上の保存書類としては認められません（令和3年度改正以降）。

つまり、紙に印刷してファイリングするのは構いませんが、それとは別に、元の電子データも所定の要件に従って保存しておく必要があるということです。

なお、ペナルティについても確認しておきましょう。電子取引データを要件に従って保存していない場合、青色申告の承認が取り消されるリスクや、重加算税が加重されるリスクがあります。特に、データを改ざんした場合には通常の重加算税（35%）に10%が加重され、最大で45%の重加算税が課されることとなっています。

「税務調査でそこまで細かく見られないだろう」という楽観的な判断は禁物です。電子取引データの保存状況は、今後の税務調査でチェックされる可能性が高い項目の一つです。

まとめ：対応は難しくない、でも後回しにしないこと

電子帳簿保存法の電子取引データ保存への対応は、決して難しいものではありません。特に中小企業であれば、次の3つを押さえておけば基本的な対応はできます。

①　電子取引を洗い出し、電子データのまま保存する体制を作る。
②　事務処理規程を作成して改ざん防止措置を講じる。
③　ファイル名や保存フォルダのルールを定め、全員が実践する。

ただし、一度整備したら終わりではありません。新しいサービスや決済手段を導入するたびに、電子取引に該当するかどうかを確認し、保存ルールに組み込んでいく継続的な運用が大切です。

電子帳簿保存法への対応は、税務リスクを回避するための守りの施策であると同時に、経理業務のデジタル化を進めて効率を高めるチャンスでもあります。前向きに取り組んでいきましょう。